Tener una base de datos con todas las entidades con las que interactuamos y sus contactos puede facilitarnos la gestión de nuestras operaciones con ellos: comunicación, solicitudes, facturación… ahora te enseñaremos la mejor solución que hemos encontrado desde Zinkee para este proceso con dos variantes según tus necesidades.
En primer lugar, crearemos un Grupo, al que podemos dar el nombre de Entidades. A su vez crearemos dos tablas, Entidades y Contactos, que arrastraremos dentro del grupo Entidades.
Comenzaremos configurando la tabla Entidades, añadiéndole los siguientes campos ¡no te olvides de darle a Aplicar cada vez que crees uno para que se guarde!
Nombre (campo Tipo Texto)
CIF (campo Tipo Texto, seleccionamos Único)
Dirección (campo Tipo Texto)
CP (campo Tipo Texto)
Ciudad (campo Tipo Texto)
Dentro de esta tabla, podemos recoger todas las entidades, incluyendo proveedores y clientes o clientes potenciales. En ocasiones, un cliente puede ser también un proveedor, si es vuestro caso recomendamos la siguiente solución para definir el tipo de entidad:
Opción 1
Añadimos un campo Tipo Checkbox al que llamaremos Proveedor, de igual modo, otro más del mismo tipo para Cliente y otro campo más si nos conviene clasificarlo también para Cliente Potencial. Lo que nos permitirá que una misma entidad no esté clasificada de manera única:
Si por el contrario, una entidad tiene una tipología única, podemos hacerlo de la siguiente manera:
Opción 2
Añadimos un campo que podemos nombrar Tipo, de Tipo Relación – Valores introducidos a mano y añadimos una opción Proveedor asociada a un color y otra Cliente con otro color.
¿Nuestras entidades tienen modos de pago o cobro definidos y un vencimiento acordado? Podemos añadirle los siguientes campos para que a la hora de recoger las facturas que tengamos con ellos, la fecha de vencimiento nos aparezca automáticamente.
Añadimos un campo Tipo Numérico, que podemos llamar Vencimiento, en Símbolo pulsamos espacio y escribimos días, por ejemplo. Ya podemos añadir los días acordados con el proveedor o cliente.
Para el Tipo de pago, añadimos un campo Tipo Relación, tal y como hemos hecho en Opción 2 y añadimos aquellos que nos interese tener en el desplegable.
Por último, vinculamos nuestras entidades con los contactos que tenemos de cada una. Para ello, procederemos a configurar la tabla Contactos que creamos anteriormente, ¡necesitamos campos que poder relacionar!
Dentro de la tabla Contactos podemos incluiremos campos como:
Nombre (Tipo Texto)
Apellidos (Tipo Texto)
Teléfono (Tipo Numérico, podemos borrar el Número de decimales a mostrar y deseleccionar la Separación por miles)
E-Mail (Tipo Texto)
Cargo (Tipo Texto)
Empresa (Tipo Relación – Elegir valores de otra tabla – Tabla de Origen/Entidades – Composición de campos [Nombre]
Contactos (Tipo Relación – Calculable – Tabla de búsqueda / Contactos – Campo de búsqueda / Empresa – Tipo de cálculo / CUENTA)
Este campo, nos traerá el número de contactos que tenemos de cada empresa en nuestra base de datos, haciendo doble click sobre él, nos aparecerán directamente esos campos con los datos de cada uno filtrados por la empresa en cuestión.
Como siempre, Zinkee se adapta a tus necesidades, ¿nos interesa tener un documento o una foto en una de las dos tablas? Podemos añadir un campo Tipo Archivo y adjuntar, ¿queremos añadir información del contacto o la empresa? Podemos añadir un campo Tipo Texto – Texto Largo.
Ahora solo queda introducir tus datos. Te recordamos que podemos copiar y pegar desde archivos como Excel y tenerlo todo en Zinkee en cuestión de segundos.
FROGED