Tener presente el estado de nuestros proyectos en tiempo real puede hacernos evitar pérdidas y aprovechar oportunidades, es por ello por lo que este proceso es de grandísima utilidad, siendo elemento central y condicionante de la actividad de vuestra empresa.
Para ello crearemos dos grupos (Proyectos y CRM) y una tabla (Proyectos).
Dentro de nuestra tabla Proyectos incluiremos los siguientes campos:
Nombre (Tipo Texto)
Cliente. Este campo lo podemos configurar partiendo de una tabla de base de datos de entidades, haciendo un campo Tipo Relación – Elegir valores de otra tabla – Entidades – [Nombre] [CIF]
Si, por el contrario, no contamos con una, lo haremos Tipo Texto, e introduciremos manualmente la Entidad correspondiente.Descripción (Tipo Texto – seleccionamos Texto Largo)
Propuesta. Este campo nos puede servir para adjuntar el archivo que recoge nuestra propuesta, Tipo Archivo.
Estado. El estado de nuestro proyecto nos permitirá clasificar nuestros proyectos según el punto en el que se encuentren, sin duda esta clasificación será en función a cada empresa y tipo de proyecto, como ejemplo: 1. Oportunidad, 2. Propuesta enviada, 3. En curso, 4. Finalizado, 5. Descartado. Para ello Tipo Relación – Valores introducidos a mano, podemos asociar un color a cada estado.
Fecha propuesta. Es esencial que tengamos un control del Timming de nuestros proyectos. Para añadirlo, Tipo Fecha.
Fecha límite. Del mismo modo, otro campo Tipo Fecha para por ejemplo el deadline de nuestro proyecto.
Comentarios. Un campo Tipo Texto – Texto Largo, para poder añadir cualquier cuestión con referencia a nuestro proyecto.
Presupuesto (Tipo Numérico) en Símbolo, podemos añadir espacio y € por ejemplo.
Para llevar un control analítico de nuestros proyectos a tiempo real podemos dar un paso más, partiendo de nuestra tabla de Gastos y añadir los siguientes campos:
Gastos. En gastos es interesante vincular todos los gastos que tendremos asociados a cada proyecto desde su tabla Gastos o Facturas. De este modo cada vez que se añada un gasto en dicha tabla repercutirá en el valor de esta. Manualmente podemos añadirlos, configurando el campo como Tipo Numérico.
Rentabilidad. Con Zinkee también podemos realizar fórmulas, Tipo Numérico, seleccionamos Fórmula, [Presupuesto] – [Gastos]. Añadimos en Símbolo, espacio y €.
Pagado a proveedores. Contando con la tabla de Gastos, y añadiendo el la Condición de que esté Pagado, este dato nos aparecerá de manera automática. De igual modo si queremos prescindir de otra tabla, tan solo tendríamos que crear el campo Tipo Numérico e introducir manualmente el importe.
Facturas cobradas. Contando con la tabla de Facturas Emitidas, es interesante a partir del condicionante Cobrado, contar con este campo para el Flujo de caja.
Cash Flow (Tipo Numérico), añadimos Fórmula, [Facturas cobradas] - [Pagado a proveedores]. Símbolo, espacio €.
Para terminar, sacaremos Vistas de nuestra tabla según el estado de cada proyecto, de modo que solo tengamos presentes los campos que nos interesen en cada momento.
En la configuración de nuestra tabla, hacemos clic en Nueva Vista, seleccionamos Vista General. La podemos nombrar como el estado en cuestión que vayamos a filtrar en ella. Por ejemplo: 1. Oportunidad.
Tenemos nuestra vista, creamos un filtro donde solo aparezcan nuestros proyectos con estado 1. Oportunidad, deseleccionando el resto.
Podemos fijar esta columna a la derecha si nos resulta más cómodo.
Para el resto de Vistas, repetimos con los sucesivos estados, ocultando aquellas columnas que no nos interese tener presente.
Estas vistas las arrastramos a CRM, desde donde podremos seguir el flujo de cada proyecto y nuestra relación con el cliente.
Ahora solo queda introducir tus datos. Te recordamos que podemos copiar y pegar desde archivos como Excel y tenerlo todo en Zinkee en cuestión de segundos.
FROGED